長者不習慣手機紀錄，紙本照顧資料夾怎樣整理？

先按日常查找次序安排

紙本資料夾可把當日聯絡、近期預約、現行服務和文件索引分隔，不必把所有歷史單據塞在最前。長者和替手能否找到資料比分類名稱漂亮更重要；常用頁可用清楚字體和分頁標籤，並請真正會使用的人試着查一次。

參考資料：[1] [2]

正式文件與家庭筆記要分清

醫療團隊發出的指示、單位正式通知及家庭自行寫的待辦，應標示來源和日期。家庭摘要只幫助找到原件，不宜改寫成看似正式醫囑；如資料互相不符，先列明待核實內容，再向原提供者查詢，而非自行選較方便的一份。

可做一次三分鐘試找：請接班者找下一次預約、單位聯絡和當日待辦。若找不到，就調整分隔或名稱，而不是責怪對方沒看。每次換頁在角落寫日期，原件和影印本加以區分；例如一張已改期的舊預約移到歷史區後，首頁只留現行安排，讓忙碌或初次接班的人不必翻完整本才能知道今天去哪裏。

參考資料：[1] [2]

兼顧取用方便與資料保密

討論資料夾放在哪裏、誰可以閱覽，以及是否有部分文件需另行保管。放在客廳不代表訪客都有需要查看；身份與財務資料可只在索引註明保存位置。若外出帶副本，回家亦應清點，避免複印本在多處遺留。

如需帶資料外出，可另設可抽取的小袋，清楚列出帶了哪些文件，回來再逐件放回。原本在家留守的人亦要知道資料暫時不在何處，避免誤以為遺失，或在另一人已攜出原件時再次花時間尋找。

參考資料：[1] [2]

更新時留下版本線索

指定一位家人整理當期頁面，其他人用便條提供變更，確認後才換頁。舊預約和停止服務移到歷史區，保留必要日期以便追查。每次新增正式文件後，都請接手者重新找一次，確認資料夾仍是實用工具而非文件倉庫。

• 當期頁與歷史頁如何分隔
• 家庭筆記與正式文件的標記
• 誰更新及誰可取閱資料

參考資料：[1] [2]