先記當時可確認的事實

照顧過程出現特別事件，可寫日期、地點、在場者、實際看到或聽到甚麼，以及已做的聯絡。把目擊內容與轉述分開，避免加入責任判斷或健康診斷；如有即時需要，先尋求合適支援，記錄不應拖延必要處理。

參考資料：[1] [2]

本人與其他人的說法各自保留

長者感受和人員說明可能不同，可標明由誰提供及何時取得，不必先統一成一套說法。家庭只整理資料，不用猜測替本人填空；照片或相關文件是否需要、如何分享，亦應按用途及單位程序處理，不任意公開私人影像。

一頁事件紀錄可按「發生、處理、待辦」排列，讓後來接手者迅速知道進度。例子是家人接到通知但尚未知道具體地點，就先註明待補資料，而不是為了完整自行推測。若長者之後補充自己的感受，可另加時間保留，不用舊筆記覆蓋本人表達。單位回覆和家庭期望也分開寫，對方同意查核不等於已答應特定結果。資料只向需要處理的人分享，避免把事件追蹤變成在多人群組反覆討論當事人；必要的專業及正式程序仍應由適合渠道處理。

參考資料：[1] [2]

把已採取和仍待處理分兩欄

聯絡過誰、對方答覆甚麼、下一步由誰負責，都可留下時間。不要只寫已通知家人就結束，因為通知與已有人接手不同；涉及醫療疑問回相關團隊，服務範圍或行政爭議則向單位正式渠道查詢，各自清楚追蹤。

另一位家人接手跟進時，先核對最後一則已確認回覆與下一個待辦，避免沿用事件最初的未完整資訊。

參考資料：[1] [2]

用後續回覆完善紀錄

補充資料時保留日期及來源，舊內容如需修正，說明修正原因，不悄悄改成另一版本。事件結束後檢視是否要改聯絡或交班方法；本文提供中性紀錄框架，不能憑家庭表格判定事件原因、專業失誤或任何人的法律責任。

  • 直接目擊與他人轉述分開
  • 已聯絡者和原話答覆
  • 尚待確認的問題及負責人

參考資料：[1] [2]

常見問題

記錄應先寫原因還是過程？

先寫已確認過程與資訊來源，原因如未查明就標待核實，不自行用推測補足。

參考資料：[1] [2]

每位在場者說法不同怎麼辦？

保留各自說法及取得時間，交相關單位查核，不由家人只選最符合預期的一份。

參考資料：[1] [2]

要不要把紀錄傳給所有親友？

按實際處理需要與本人意願分享，避免不必要公開健康、生活及人員個人資料。

參考資料：[1] [2]

資料來源

以下為本文使用的官方資料。核對日期不代表官方條款將維持不變。

  1. 社會福利署：家居為本長者社區照顧及支援服務
    資料核對：
  2. 社會福利署：護老者支援
    資料核對：