用家庭群組記照顧事項，怎樣避免訊息太多找不到重點？

先約定群組用來記甚麼

家庭群組可集中服務時間更改、當日待辦和需要別人回覆的問題。一般聊天與大量轉發容易把重要消息推走，建議每則交接寫清日期、事項及負責人；群組不是醫療紀錄系統，也不能假設所有成員都一直在線。

參考資料：[1] [2]

把待辦與資料保存分成兩處

待辦訊息可放群組，正式文件則使用經長者同意、權限清楚的保存位置，群組只指向該位置。不要反覆上傳完整身份證或整份健康資料；如有人離開照顧分工，也要檢視其是否仍需保留查看權限，讓分享跟實際需要一致。

可採用簡單格式：「日期／變更／負責人／待回覆」。例如只把一則覆診改期留作主要紀錄，其後修改就在同處更新並另行通知受影響者。每週看看仍標待回覆的事項是否已失效，刪減不再需要置頂的通知；對不使用手機的長者，另以本人慣用方式交代，避免家庭群組運作順暢，當事人卻一直被排除在生活決定之外。

參考資料：[1] [2]

用確認回覆取代已讀推論

標示需要哪一人於何時確認，收到回覆才視為已接手。單一表情或已讀不一定表示能到場，尤其是陪診、開門和付款等工作。對方尚未確認時保留待辦狀態，並啟用已約定的後備聯絡方式，不要只在群組連續留言。

資料更新不宜只用撤回舊訊息處理，因有人可能已按截圖行事。新的安排應清楚說明取代哪一項舊安排，再向實際受影響的人確認；亦可定期讓長者查看自己能理解的摘要，並提出不符合本人習慣的部分。

參考資料：[1] [2]

定期清理失效安排

每次服務或預約有變，應更新同一份主要紀錄，並在舊訊息下說明已被替代，避免不同家人查看不同截圖。檢討時可看看最常漏回覆的是哪類事項，再調整格式；選用工具的重點是全家會用，而不是功能最多。

• 訊息日期及需要回覆者
• 正式文件的保存與查看權限
• 舊安排被更改後如何標示

參考資料：[1] [2]