先建年度文件夾

每位長者按課稅年度分夾，封面記院舍全名、地址、入住及離開日期、聯絡人和付款安排。院舍費用扣除有特定條件，不是任何照顧費都可列入。文件整理先保存事實，是否符合院舍與受養人要求再按稅務局指引核對，不把資料夾名稱當成已可扣稅的結論。

參考資料：[1]

費單付款與收據三件配對

費單說明應付項目，銀行或付款紀錄說明誰付，收據確認接收款項，三者各有用途。一月服務二月付款等跨月情況清楚列明；若跨年度，另標待查適用規則。院舍只寫總數時可請提供分項，不自行把雜費、醫療或購物全部改稱住宿照顧。

參考資料：[1]

分擔和退款另留軌跡

家人輪流付款、先墊支後收回或院舍退回按金，都要連回原交易，避免將同一支出計兩次。資料表列實際付款與家庭最終分擔，稅務上如何申索再問官方。缺收據先請院舍補發或證明，不用聊天轉帳截圖冒充院舍正式文件，更不要改收據日期配合報稅。

參考資料：[1]

提交前核對保存版本

把擬用於查詢或申報的單據編頁碼，留一份完整副本與已提交位置。金額上限和所需證明以該年度規定為準；不清楚的項目列成問題，先問再填。家庭共用摘要可減少重複，但涉及醫療和身分資料只分享必要部分，過期促銷或無關單張另放，避免混入證明。

參考資料：[1]

常見問題

電子收據應怎樣保存？

保留原電子檔、發出日期與來源，另作備份。是否接受該格式由稅務局要求確認，不要只截一張看不見院舍和項目的圖片。

參考資料：[1]

按金一定算院舍開支嗎？

不能僅因付給院舍就判定。列款項用途、可否退回及相關日期，按稅務局規則核對，不自行把全部流出當成可扣支出。

參考資料：[1]

收據姓名錯了可以自己改嗎？

應向發出院舍要求核實及正式更正，保留前後版本與原因。自行改寫會令文件可信度和付款事實更難核對。

參考資料：[1]

家人要原件但我也要留檔怎樣辦？

先做清楚副本和交接記錄，標明原件由誰持有及用於哪項申索。不要同一張單據分散後讓多名家人各自當作全數實付。

參考資料：[1]

資料來源

以下為本文使用的官方資料。核對日期不代表官方條款將維持不變。

  1. 稅務局：長者住宿照顧開支扣除常見問題
    資料核對：